INFORMATIVA ex art.13 del Regolamento (UE) 2016/679

Gentile aspirante tesserato/a,

la informiamo che ASD G.S. Freetime (in seguito chiamata ASD) in qualità di titolare e responsabile, del trattamento ai sensi del regolamento UE 2016/679 di immediata applicazione anche in Italia, in attesa del decreto previsto della legge comunitaria n. 163/2017 che prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali, tratterà i suoi dati personali, identificativi e anagrafici secondo i principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti ai sensi dell'art. 13 del DGPR con le seguenti modalità.

Figure che intervengono

Interessato: Aspirante tesserato/a.

Titolare del trattamento: ASD G.S. Freetime.

Responsabili del trattamento: Presidente e segretario di ASD G.S. Freetime (Paolo Bianchin e Stefano Scattolin).

Terzo ricevente il dato: ENDAS, ente di promozione sportiva a cui ASD G.S. Freetime è affiliata.

Modalità di trattamento

La raccolta ed il trattamento dei Suoi dati personali avranno luogo, dopo il Suo consenso.

Il trattamento potrà avvenire anche con l’ausilio di mezzi cartacei, elettronici, informatici o via web per le operazioni indicate dall’art. 4 del Codice e dall’art. 4 n.2 del GDPR quali: registrazione, organizzazione, consultazione, elaborazione, modificazione, estrazione, utilizzo, comunicazione, cancellazione.

Verranno conservati in luoghi chiusi, la cui chiave sarà conservata dal Presidente di ASD G.S. Freetime (sig. Paolo Bianchin) e sui PC dei signori Paolo Bianchin e Stefano Scattolin dotati di firewall, antivirus e backup periodico.

Il trattamento consisterà nella raccolta, registrazione, elaborazione, utilizzo, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

Finalità del trattamento

Il trattamento, a seguito del Suo consenso, è finalizzato alla gestione della Sua richiesta di tesseramento per tramite di ASD G.S. Freetime ad ENDAS, ente di promozione sportiva riconosciuto dal Ministero degli Interni e dal C.O.N.I. e alla partecipazione alle attività proposte da ASD G.S. Freetime.

All’indirizzo mail che indicherà in sede di richiesta di tesseramento saranno inviate comunicazioni relative alle attività istituzionali.

Dati sensibili

Il trattamento tratterà principalmente i dati personali non rientranti nel novero dei dati sensibili (origine razziale ed etnica, convinzione religiose, filosofiche o altro, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati o associazioni nonché i dati personali idonei a rilevare lo stato di salute e la vita sessuale).

I dati sanitari sono conservati a cura del medico di base o dello sport che avrà rilasciato il certificato di idoneità sportiva agonistica o non agonistica che provvederà al loro trattamento. ASD G.S. Freetime si limiterà alla mera conservazione dei certificati per il periodo di validità dopodiché provvederà alla loro distruzione.

Obbligatorietà del conferimento

Il conferimento è necessario ed obbligatorio per le citate finalità ed il diniego comporterà l’impossibilità di procedere con la sua ammissione a tesserato ENDAS per tramite di ASD G.S. Freetime.

Comunicazione dei dati

I dati da Lei forniti verranno trattati da ASD G.S. Freetime e comunicati esclusivamente, per le finalità indicate dal trattamento, al CONI, a CONI Servizi S.p.A. e Coninet S.p.A. ed ENDAS, per le finalità istituzionali conseguenti, necessarie per il tesseramento e per lo svolgimento delle attività sportive con  tali organismi. Gli stessi agiranno in piena autonomia in qualità di Responsabili del trattamento per i rispettivi adempimenti di competenza. Inoltre i dati stessi, a richiesta, saranno comunicati a Pubbliche Amministrazioni per fini di legge.

Luogo e modalità di conservazione

I dati personali saranno conservati, dal Titolare del trattamento, su supporto cartaceo e/o su server informatici, in luoghi di norma ubicati all’interno della Comunità Europea. A richiesta dell’interessato, in riferimento a quella data, verranno comunicati gli indirizzi di conservazione.

Periodo di conservazione dei dati

I suoi dati saranno conservati per tutto il tempo necessario previsto dalla normativa vigente CONI e dalle disposizioni civilistiche e fiscali. Gli stessi saranno archiviati in file protetti per il periodo previsto dalle normative di legge, ed al termine distrutti.

Base normativa

Il conferimento dei dati è obbligatorio per il raggiungimento delle finalità istituzionali di ASD G.S. Freetime ed è quindi indispensabile per l'accoglimento della sua domanda di tesseramento ad ENDAS in base all'art. 36 del c.c., la normativa fiscale  relativa agli enti non profit, in particolare l'art. 148 del T.U.I.R., dell'art. 4 del D.P.R. 633/72 e dell'art. 90 della Legge 289/2002, delle norme del CONI / Federazioni / EPS.

L'eventuale rifiuto a fornirli comporta l'impossibilità di accogliere la Sua domanda di tesseramento.

Diritti dell'interessato

In ogni momento Lei potrà esercitare i suoi diritti con specifica istanza, da inviare ad ASD G.S. Freetime, attraverso il Titolare del trattamento, tramite raccomandata o PEC, potrà conoscere quali sono i  Suoi dati personali in possesso dell’associazione, chiederne la modifica, la rettifica o la distruzione. Inoltre potrà completarli, aggiornarli o richiederne copia. Eventuali richieste di copie su supporto cartaceo non ritirate presso la sede di ASD G.S. Freetime saranno soggette a contributo spese di invio. Potrà inoltre, con le stesse modalità, revocare il consenso, opporsi al trattamento di tutti o parte dei dati o chiederne l’invio a terzi da Lei indicati. Potrà proporre reclami al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenesse violati i Suoi diritti.

Modalità di controllo

Verranno posti in essere controlli di sicurezza funzionali in ambito informatico e web mediante:

- Controllo e tracciabilità degli accessi mediante ID e Password di livelli diversi;

- Codifica del Trattamento con individuazione e partizione dei processi;

- Sistema di protezione da malware;

- Minimizzazione dei dati trattati.

Verranno predisposti controlli periodici di sicurezza fisici mediante:

- Conservazione di supporti cartacei in luoghi protetti ed accessibili solo a personale incaricato;

- Conservazione dei supporti fisici del server in luogo protetto e Backup dei dati;

- Stipula di contratti accurati in tema di trattamento dei dati personali.

Verrà predisposta specifica formazione del personale che abbia accesso ai dati personali.

Non esiste alcun processo decisionale automatizzato, né alcuna attività di profilazione di cui all'art. 22, paragrafi 1 e 4 del D.G.P.R.

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